Положение о персональных данных работников и обучающихся

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет порядок обработки (получения, использования, хранения, уточнения (обновления, изменения), распространения (в том числе передачи), обезличивания, блокирования, уничтожения, защиты) персональных данных работников и обучающихся федерального государственного бюджетного  образовательного учреждения высшего профессионального образования «Юго-Западный государственный университет» (далее - Университет), а также гарантии обеспечения конфиденциальности сведений о них.

1.2. Настоящее Положение разработано на основании:

Конституции Российской Федерации,

Гражданского кодекса Российской Федерации,

Трудового кодекса Российской Федерации,

Федерального закона от 19.12.2005 г. №160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных»,

Федерального закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

1.3. Требования настоящего Положения распространяются на всех работников и обучающихся Университета.

 

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ

В настоящем Положении используются следующие понятия и термины:

работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем;

работодатель – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Юго-Западный  государственный университет» (далее - Университет);

обучающиеся - студенты, аспиранты, докторанты, слушатели, соискатели, абитуриенты, выпускники Университета;

субъекты персональных данных - работники и обучающиеся Университета, третьи лица;

персональные данные- любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая Университету в связи с трудовыми отношениями и организацией образовательного процесса;

оператор - Университет и должностные лица Университета, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных;

обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), защиту, использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;

распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающие права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи;

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;

информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения должностным лицом Университета, иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

доступ к информации - возможность получения информации и ее использования.

 

3. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

3.1. Целями настоящего Положения выступают:

·   обеспечение соответствия законодательству Российской Федерации действий работников Университета, направленных на обработку персональных данных работников, обучающихся, третьих лиц (других граждан);

·   обеспечение защиты персональных данных от несанкционированного доступа, утраты, неправомерного их использования или распространения.

 

3.2. Задачами настоящего Положения являются:

·   определение принципов, порядка обработки персональных данных;

·   определение условий обработки персональных данных, способов защиты персональных данных;

·   определение прав и обязанностей Университета и субъектов персональных данных при обработке персональных данных.

 

 

4. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Персональные данные включают в себя:

- фамилия, имя, отчество;

- год, месяц, дата рождения;

- место рождения;

- пол;

- гражданство;

- паспортные данные;

- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) при его наличии;

- социальное положение;

- сведения о состоянии в браке;

- сведения о составе семьи;

- сведения о наличии детей;

- сведения о месте работы и/или учебы членов семьи и родственников;

- сведения о перемене имени;

- адрес по регистрации;

- адрес фактического места жительства;

- дата регистрации по месту жительства;

- контактный телефон;

- сведения о знании иностранного языка;

- сведения о наградах/поощрениях;

- сведения о трудовой деятельности;

- сведения о стаже работы;

- сведения о доходах в целях осуществления вычетов, удержаний и выплаты заработной платы;

- коды категорий налогоплательщика;

- сведения о постановке на воинский учет;

- образование, профессия (специальность);

- сведения о повышении квалификации или наличии специальных знаний;

- наличие льгот, которые применяются в отношении работника;

- фотография.

 

4.2. Университет осуществляет обработку персональных данных следующих категорий субъектов:

·   работников, состоящих в трудовых отношениях с Университетом;

·   обучающихся в Университете;

·   иных физических лиц, данные о которых обрабатываются во исполнение уставных задач Университета.

 

4.3. Информация о персональных данных может содержаться:

·   на бумажных носителях;

·   на электронных носителях;

·   в информационно-телекоммуникационных сетях и иных информационных системах.

 

4.4. Университет использует следующие способы обработки персональных данных:

·   автоматизированная обработка;

·   без использования средств автоматизации;

·   смешанная обработка (с применением объектов вычислительной техники).

 

4.5. Университет самостоятельно устанавливает способы обработки персональных данных в зависимости от целей такой обработки и материально-технических возможностей Университета.

4.6. При обработке персональных данных с применением объектов вычислительной техники должностные лица, осуществляющие такую обработку (пользователи объектов вычислительной техники), должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами Университета, устанавливающими порядок применения объектов вычислительной техники в Университете, в частности:

·   «Положением о корпоративной компьютерной сети»;

·   «Положением о веб-сайте (www.swsu.ru)»;

·   «Положением об использовании Интернет»;

·   «Положением об использовании программного обеспечения на персональных компьютерах»;

·   «Инструкцией пользователя при обработке конфиденциальной информации на объектах вычислительной техники»;

·   «Инструкцией пользователя при работе в корпоративной компьютерной сети»;

·   «Инструкцией об организации парольной защиты на объектах вычислительной техники»;

·   «Инструкцией по организации антивирусной защиты на объектах вычислительной техники ЮЗГУ».

4.7. Персональные данные работников Университета содержатся в следующих документах (копиях указанных документов):

·   заявления работников (о принятии на работу, об увольнении и т.п.);

·   паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);

·   трудовая книжка;

·   страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

·   свидетельство о постановке на учёт в налоговый орган и присвоении ИНН;

·   документы воинского учёта;

·   документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, специальной подготовки;

·   карточка Т-2;

·   автобиография;

·   личный листок по учёту кадров;

·   медицинское заключение о состоянии здоровья, индивидуальная программа реабилитации, медицинская справка о прохождении медицинских осмотров;

·   документы, содержащие сведения об оплате труда;

·   другие документы, содержащие персональные данные и предназначенные для использования в служебных целях.

 

4.8. Персональные данные обучающихся Университета могут содержаться в следующих документах (копиях указанных документов):

·   личное дело обучающегося;

·   личное дело абитуриента;

·   заявления абитуриента (о допуске к участию в конкурсе для поступления в Университет и др.);

·   заявления обучающихся (в том числе о восстановлении, отчислении; о сдаче академической задолженности, о перезачете (переаттестации) дисциплины, о предоставлении академического отпуска и т.п.);

·   личная карточка обучающегося;

·   учебная карточка обучающегося;

·   договор на возмездное оказание образовательных услуг;

·   справки (в том числе справки об оплате по договору);

·   списки лиц, зачисленных в Университет;

·   паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

·   страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

·   документы воинского учёта;

·   документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, специальной подготовки (аттестат о среднем (полном) общем образовании с приложением, свидетельство о результатах единого государственного экзамена, дипломы, свидетельства и т.п.);

·   медицинские документы, содержащие сведения о состоянии здоровья обучающегося (медицинская справка, врачебно-консультативное заключение, протоколы заседания ВКК, пр.);

·   экзаменационные листы, зачетные книжки;

·   справки об установлении инвалидности; индивидуальная программа реабилитации инвалида;

·   документы, содержащие сведения о стипендии, материальной помощи и иных выплатах;

·   документы, подтверждающие право на льготный порядок поступления в Университет (свидетельства о смерти родителей, постановление главы города (распоряжение администрации) об установлении опеки, попечительства над несовершеннолетним, свидетельство о рождении, ходатайства отдела опеки и попечительства, департамента семьи, опеки и попечительства о содействии в поступлении в Университет на имя ректора; решения суда о лишении родительских прав и взыскании алиментов; справки об установлении инвалидности, индивидуальная программа реабилитации лица и т.п.);

·   документы, подтверждающие целевое направление лица на обучение;

·   приказы по студентам, выписки из приказов;

·   другие документы, содержащие персональные данные и предназначенные для использования в целях организации образовательного процесса.

 

5.СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. Создание персональных данных

·   5.1.1. Документы, содержащие персональные данные, создаются путём:

·                           копирования оригиналов (документ об образовании, свидетельство ИНН, свидетельство государственного пенсионного страхования, др.);

·                           внесения сведений в учётные формы (на бумажных и электронных носителях);

·                           получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, личный листок по учёту кадров, автобиография, др.).

 

5.2. Основы организации обработки персональных данных в Университете (цели, принципы, правовые основы, права и обязанности субъектов персональных данных)

·   5.2.1. Обработка персональных данных работников и обучающихся осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и реализации уставных задач Университета.

·   5.2.2. Принципы обработки персональных данных:

·                           законность целей и способов обработки персональных данных;

·                           соответствие целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Университета;

·                           соответствие объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

·                           достоверность персональных данных, их достаточность для целей обработки, недопустимость обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

·                           недопустимость объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем, содержащих персональные данные.

·   5.2.3. Правовыми основаниями обработки персональных данных работников Университета выступают трудовое законодательство РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, обучающихся - законодательство об образовании РФ, а также локальные нормативные акты Университета.

·   5.2.4. В отношениях по обработке персональных данных субъекты персональных данных имеют право:

·                           получать полную информацию о своих персональных данных и об обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

·                           ознакамливаться со сведениями, содержащими свои персональные данные, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

·                           выбирать представителей для защиты своих персональных данных;

·                           получать доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

·                           требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона; при отказе оператора исключить или исправить персональные данные субъект персональных данных имеет право заявить об этом в письменной форме администрации Университета;

·                           дополнить персональные данные оценочного характера путем выражения в письменном заявлении собственного мнения;

·                           требовать от администрации Университета предоставления информации обо всех изменениях персональных данных, произведенных Университетом, а также уведомления всех лиц, которым по вине должностных лиц Университета были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта;

·                           обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд любые неправомерные действия или бездействие администрации Университета при обработке его персональных данных.

·   5.2.5. При обращении субъекта персональных данных или его законного представителя по вопросам предоставления информации о персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту, Университет обязан сообщить данному субъекту информацию о наличии персональных данных, предоставить возможность ознакомления с ней.

·   5.2.6. Обращения субъектов персональных данных фиксируются в журналах обращений по ознакомлению с персональными данными, которые ведутся в структурных подразделениях Университета по форме, утвержденной приказом ректора Университета.

·   5.2.7. В отношениях, связанных с обработкой персональных данных, субъекты персональных данных обязаны:

·                           передавать Университету достоверные персональные данные;

·                           своевременно в срок, не превышающий 14 дней, сообщать Университету об изменении своих персональных данных.

 

5.3. Сроки обработки персональных данных

·   5.3.1. Общий срок обработки персональных данных определяется периодом времени, в течение которого Университет осуществляет действия (операции) в отношении персональных данных, обусловленные заявленными целями их обработки, в том числе хранение персональных данных.

·   5.3.2. Обработка персональных данных начинается с момента их получения Университетом и заканчивается:

·                           по достижении заранее заявленных целей обработки;

·                           по факту утраты необходимости в достижении заранее заявленных целей обработки.

·   5.3.3. Университет осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки.

 

5.4. Условия обработки персональных данных

·   5.4.1. Общим условием обработки персональных данных является наличие письменного согласия субъектов персональных данных на осуществление такой обработки. Персональные данные Университет получает непосредственно от работника, обучающегося (законного представителя обучающегося). Федеральными законами могут предусматриваться случаи обязательного предоставления субъектом персональных данных своих персональных данных в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

·   5.4.2. Обработка персональных данных субъекта персональных данных без получения его согласия осуществляется в следующих случаях:

·                           при поступлении официальных запросов (письменного запроса на бланке организации с печатью и росписью руководителя) из надзорно-контрольных или правоохранительных органов (суд, органы прокуратуры, ФСБ, МВД и т.п.);

·                           при непосредственном обращении сотрудников правоохранительных или надзорно-контрольных органов при предъявлении ими служебного удостоверения и соответствующих документов о получении персональных данных (запрос, постановление и т.п.), а также в иных случаях, предусмотренных федеральным законом;

·                           обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных;

·                           обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

·                           обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

·                           обработка персональных данных осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

·                           при обработке персональных данных, содержащихся в обращениях и запросах организаций и физических лиц;

·                           обработка персональных данных осуществляется при регистрации и отправки корреспонденции почтовой связью;

·                           обработка персональных данных осуществляется при оформлении разовых пропусков в Университет.

·   5.4.3. Университет не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника, обучающегося об их политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а равно об их членстве в общественных объединениях или профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Университет не вправе обрабатывать информацию о состоянии здоровья субъекта персональных данных, за исключением случаев, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником своей трудовой функции, а обучающимся прохождения процесса обучения, проживания в общежитии, а также случаев, когда их обработка необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных либо других лиц.

·   5.4.4. При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, Университет не имеет права основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

·   5.4.5. Обработка персональных данных осуществляется только должностными лицами (операторами) Университета, непосредственно использующими их в служебных целях (раздел 6 настоящего Положения). Уполномоченные администрацией Университета на обработку персональных данных лица (операторы) имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения своих должностных обязанностей. Все остальные работники и обучающиеся Университета имеют право на полную информацию, касающуюся только собственных персональных данных.

 

5.5. Уточнение, блокирование и уничтожение персональных данных

·   5.5.1. Уточнение персональных данных, в том числе их обновление и изменение, имеет своей целью обеспечение достоверности, полноты и актуальности персональных данных, обрабатываемых Университетом.

·   5.5.2. Уточнение персональных данных осуществляется Университетом по собственной инициативе, по требованию субъекта персональных данных или его законного представителя, по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в случае, когда установлено, что персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными. Об уточнении персональных данных Университет обязан уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя.

·   5.5.3. Блокирование персональных данных осуществляется Университетом по требованию субъекта персональных данных или его законного представителя, а также по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними. О блокировании персональных данных Университет обязан уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя.

·   5.5.4. Уничтожение персональных данных осуществляется:

·                           по достижении цели обработки персональных данных;

·                           в случае утраты необходимости в достижении целей обработки персональных данных;

·                           по требованию субъекта персональных данных или уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в случае выявления фактов совершения Университетом неправомерных действий с персональными данными, когда устранить соответствующие нарушения не представляется возможн